Укр
Рус
Українська мова
Русский язык
Менеджмент

Що таке Trello і як він допомагає в організації робочого процесу

Актуальна тема — сервіси, які допомагають вести проекти і стежити за виконанням завдань. Один з таких популярних сервісів — Trello, який особливо корисний для фахівців і керівників, які відстежують виконання завдань. Хоча відмінно підходить і домогосподаркам для ведення домашніх справ. Давайте ж розберемося, що таке Trello і як він працює!
22 липня 2021
0
8 хв
logo

Бажаєш заробляти більше? Пройди курс Комплексний інтернет-маркетинг від команди tripmydream та опануй професію за 3 місяці!

    Зміст

Що таке Trello?

Trello — хмарний сервіс для контролю і управління проектами. Він досить простий і зрозумілий для новачка, а ще він працює за принципом методології Kanban, про яку ми раніше розповідали. Тобто кожна задача — це окрема картка на дошці, дошка — список всіх завдань, а колонка — це стадія виконання роботи. До того ж він практично весь безкоштовний, так що відмінно підійде для індивідуального використання або для невеликих команд.

Методологія Kanban: можливості та принципи роботи
Читайте також
Методологія Kanban: можливості та принципи роботи
16 червня 2021
0
5

Для чого використовують Trello та подібні сервіси?

Насправді, це стосується не тільки управління проектами, такі сервіси є відмінними планерами. У Trello можна спланувати все: від розпорядку дня, меню на тиждень, до якихось масштабних проектів.

Trello є в онлайн-версії і у вигляді мобільного додатку як на Android, так і на iOS. Працювати в додатках можна і оффлайн, що досить зручно. У Trello є безкоштовна і платна версії. Однак, безкоштовного функціоналу цілком достатньо для нормальної та повноцінної роботи.

Вільний доступ обійдеться вам в $ 10 в місяць на одного при річній передплаті. Тобто керівнику управління відділом в десять співробітників обійдеться в $ 100. Але це не обов'язково, адже, як ми вже говорили, безкоштовної версії цілком достатньо!

Основні елементи Trello

У Trello вам потрібно буде працювати з такими основними елементами, як команди, дошки, списки і картки.

Команди

Це люди, які беруть участь в спільних проектах. Команди в Trello можуть бути як публічними, так і приватними. Особливість приватних полягає в тому, що вступити в них можна тільки по посиланню-запрошенню і бачити зміст можуть тільки учасники.

Дошки

Це окремі проекти. Вони створюються всередині команд, і на кожну дошку додають учасників. Хочеться зауважити, що в безкоштовній версії програми в одній команді може бути не більше 10 дошок. Цікава функція: якщо вам необхідна персональна дошка, до якої будете мати доступ тільки ви — створіть команду з одного учасника — себе.

Списки

Це етапи роботи, де знаходяться і переміщаються наші завдання. Етапів роботи може бути безліч, головне — щоб учасники команди розуміли, в якій послідовності переміщати картки. Наприклад, це можуть бути списки «У плані», «В роботі», «Зроблено» і т.д.

Разом з тим, списки служать не тільки для відстеження прогресу, а й, наприклад, для поділу завдань. Trello — зручний сервіс, який можна адаптувати під себе.

Картки

Картки — це конкретні завдання, які переміщаються по списках в залежності від статусу виконання. На одній дошці може бути багато карток, хоч 1 000. Тема картки коротко відображає саму задачу, а в описі відображується що потрібно зробити, або ж містяться посилання на важливу інформацію.

Підіб'ємо підсумки: для того, щоб створити проект в Trello, створюється команда, а в ній дошки, на дошки додаються учасники, на дошках списки, а в них — картки. Після чого можна заходити, переглядати дошку і розуміти, яка активність відбувається в проекті і на якому він етапі.

Додаткові функції

Вищезазначені інструменти — не межа можливостей Trello. Зараз ми поговоримо про додаткові функції сервісу.

Вкладення

Використовуються для того, щоб передавати або зберігати результати вашої роботи. Вкладеннями можуть бути і документ Word, і таблиця Excel, і ZIP-архів, і фото, і відео, і презентації. Також зображення можуть використовуватися у вигляді обкладинки.

Учасники

Цікавий момент — учасників можна додавати не тільки в команди, а й на конкретні дошки і окремі картки. Таким чином обрана задача призначається відповідному співробітнику, який отримує оповіщення про всі маніпуляції в ній.

Мітки

Невеликі кольорові смужки, якими позначають картки. Ними можна відзначити пріоритетність завдання, клієнта або розмір оплати. Тут можна і змінювати кольори мітки, і давати їм назви, і додавати нові.

Дедлайни

Кожній задачі / картці можна встановлювати свій дедлайн. За добу програма нагадає про термін здачі — надішле повідомлення в онлайн-версії і push-повідомлення, якщо у вас є мобільний додаток Trello. Кожен учасник може змінити статус готовності — наприклад, що задача виконана і прибрати дедлайн, також його можна перенести в абсолютно рандомний момент.

Кожну картку можна коментувати, тут особливо розписувати не будемо — все елементарно! Ще одна корисна плюшка — чек-листи, які можна використовувати як підзадачі.

Як можна налаштувати сервіс під свої завдання?

Насправді, програму можна підлаштувати під себе будь-яким зручним способом. Хтось використовує її навіть замість CRO-системи. Щоб автоматизувати дії, необхідно перейти у вкладки Butler. Як це зробити? Вони знаходяться в самих картках, на дошці або можна натиснути на три точки у верхній частині списку.

Також Trello можливо доопрацювати за допомогою API або стандартними покращеннями — їх досить багато в програмі. Давайте розглянемо декілька з них:

Календар

Поліпшення в тому, що з'являється календар, який заповнений картками на визначених датах згідно дедлайну. За допомогою чого можна наочно побачити обсяг роботи.

Google Диск

Можна зробити логічний висновок — це покращення пов'язує Trello і «Google Диск». Що тут можна зробити? Наприклад, додавати в картки посилання на папки і конкретні документи без вкладень, що дуже зручно.

Поля користувача

Тут можна додавати в картки власні поля з текстом, числами, датами, списками і прапорцями.

Отже, підіб'ємо підсумки — в Trello є безліч поліпшень для аналітики, збору статистики, маркетингу, спілкування і автоматизації процесів. Однак, в безкоштовної версії ви зможете додати лише одне поліпшення на дошку, і як приємне доповнення — кілька з бонусного розділу .

Які мінуси у Trello?

  • Один з істотних мінусів — відсутність приватного ведення проектів. Тобто абсолютно кожен може зайти в картки колеги і внести свої правки. Природно, що в адекватних командах це не роблять без попередження, проте все одно це досить незручно.
  • Незручно переносити карти і дедлайни через мобільний додаток. Частенько все злітає і доводиться повертати все на місце. Аналогічна історія з архівацією карток. Це хтось може зробити випадково (повернемося до першого пункту), а часу на відновлення доведеться витратити досить.
  • Також в програмі не зручно створювати рівні доступу співробітників до завдань. Всі учасники однієї команди зазвичай бачать дошки, що іноді просто не потрібно.
Тік-так: 15 найефективніших технік тайм-менеджменту
Читайте також
Тік-так: 15 найефективніших технік тайм-менеджменту
26 квітня 2021
0
18
Сподобалась стаття?
😍
3
😂
😄
3
😐
🤔
😩
Розповісти друзям: