Укр
Рус
Українська мова
Русский язык
Менеджмент

Что такое Trello и как он помогает в организации рабочего процесса

Актуальная тема — сервисы, которые помогают вести проекты и следить за выполнением задач. Один из таких популярных сервисов — Trello, который особенно полезен для специалистов и руководителей, которые отслеживают выполнение задач. Хотя отлично подходит и домохозяйкам для ведения домашних дел. Давайте же разберемся, что такое Trello и как он работает!
22 июля 2021
0
8 мин
logo

Хочешь зарабатывать больше? Пройди курс Комплексный интернет-маркетинг от команды tripmydream и освой профессию за 3 месяца!

    Содержание

Что такое Trello?

Trello — облачный сервис для контроля и управления проектами. Он достаточно простой и понятный для новичка, а еще он работает по принципу методологии Kanban, о которой мы ранее рассказали. То есть каждая задача — это отдельная карточка на доске, доска — список всех задач, а колонка — это стадия выполнения работы. К тому же он практически весь бесплатный, так что отлично подойдет для индивидуального использования или для небольших команд.

Методология Kanban: возможности и принципы работы
Читайте также
Методология Kanban: возможности и принципы работы
16 июня 2021
0
5

Для чего используют Trello и похожие сервисы?

На самом деле, это касается не только управления проектами, такие сервисы являются отличными планировщиками. В Trello можно спланировать все: от распорядка дня, меню на неделю, до каких-то масштабных проектов.

Trello есть в онлайн-версии и в виде мобильного приложения как на Android, так и на iOS. Работать в приложениях можно и оффлайн, что довольно удобно. У Trello есть бесплатная и платная версии. Однако, бесплатного функционала вполне достаточно для нормальной и полноценной работы.

Платный доступ обойдется вам в $10 в месяц на одного при годовой подписке. То есть руководителю управление отделом в десять сотрудников обойдется в $100. Но это не обязательно, ведь, как мы уже говорили, бесплатной версии вполне достаточно!

Основные элементы Trello

В Trello вам нужно будет работать с такими основными элементами, как команды, доски, списки и карточки.

Команды

Это люди, которые участвуют в совместных проектах. Команды в Trello могут быть как публичными, так и приватными. Особенность приватных заключается в том, что вступить в них можно только по ссылке-приглашению и видеть содержание могут только участники.

Доски

Это отдельные проекты. Они создаются внутри команд, и на каждую доску добавляют участников. Хочется заметить, что в бесплатной версии программы в одной команде может быть не более 10 досок. Интересная функция: если вам необходима персональная доска, к которой будете иметь доступ только вы — создайте команду из одного участника — себя.

Списки

Это этапы работы, где находятся и перемещаются наши задачи. Этапов работы может быть множество, главное — чтобы участники команды понимали, в какой последовательности перемещать карточки. Например, это могут быть списки «В плане», «В работе», «Сделано» и т.д.

Вместе с тем, списки служат не только для отслеживания прогресса, а и, например, для разделения задач. Trello — удобный сервис, который можно адаптировать под себя.

Карточки

Карточки — это конкретные задачи, которые перемещаются по спискам в зависимости от статуса выполнения. На одной доске может быть много карточек, хоть 1 000. Заголовок карточки коротко отображает саму задачу, а в описании описывается уже, что нужно сделать, или же содержатся ссылки на важную информацию.

Подведем итоги: для того, чтобы создать проект в Trello, создается команда, а в ней доски, на доски добавляются участники, на досках списки, а в них — карточки. После чего можно заходить, отсматривать доску и понимать, какая активность происходит в проекте и на каком он этапе.

Дополнительные функции

Вышеупомянутые инструменты — не предел возможностей Trello. Сейчас мы поговорим про дополнительные функции сервиса.

Вложения

Используются для того, чтобы передавать или хранить результаты вашей работы. Вложениями могут быть и документ Word, и таблица Excel, и ZIP-архив, и фото, и видео, и презентации. Также изображения могут использоваться в виде обложки.

Участники

Интересный момент — участников можно добавлять не только в команды, но и на конкретные доски и отдельные карточки. Таким образом выбранная задача привязывается определенному сотруднику, который получает оповещения обо всех манипуляциях в ней.

Метки

Небольшие цветные полоски, которыми помечают карточки. Ими можно отметить приоритетность задачи, клиента или размер оплаты. Тут можно и менять цвета метки, и давать им названия, и добавлять новые.

Дедлайны

Каждой задаче/карточке можно устанавливать свой дедлайн. За сутки программа напомнит о сроке сдачи — пришлет уведомление в онлайн-версии и push-уведомление, если у вас есть мобильное приложение Trello. Каждый участник может изменить статус готовности — например, что задача выполнена и убрать дедлайн, также его можно перенести в абсолютно рандомный момент.

Каждую карточку можно комментировать, тут особо расписывать не будем — все элементарно просто! Еще одна полезная плюшка — чек-листы, которые можно использовать как подзадачи.

Как можно настроить сервис под свои задачи?

На самом деле, программу можно подстроить под себя любым удобным способом. Кто-то использует ее даже вместо CRO-системы. Чтобы автоматизировать действия, необходимо перейти во вкладки Butler. Как это сделать? Они находятся в самих карточках, на доске или можно нажать на три точки вверху списка.

Также Trello возможно доработать при помощи API или стандартными улучшениями — их довольно много в программе. Давайте рассмотрим несколько из них:

Календарь

Улучшение в том, что появляется календарь, который заполнен карточками на определенных датах согласно дедлайну. С помощью чего можно наглядно увидеть объем работы.

Google Диск

Можно сделать логичный вывод — это улучшение связывает Trello и «Google Диск». Что здесь можно сделать? Например, добавлять в карточки ссылки на папки и конкретные документы без вложений, что очень удобно.

Поля пользователя

Тут можно добавлять в карточки собственные поля с текстом, числами, датами, списками и флажками.

Итак, подведем итоги — в Trello есть множество улучшений для аналитики, сбора статистики, маркетинга, общения и автоматизации процессов. Однако, в бесплатной версии вы сможете добавить лишь одно улучшение на доску, и как приятное дополнение — несколько из бонусного раздела.

Какие минусы у Trello?

  • Один из существенных минусов — отсутствие приватного ведения проектов. То есть абсолютно каждый может зайти в карточки коллеги и внести свои правки. Естественно, что в адекватных командах это не делают без предупреждения, однако все равно это довольно неудобно.
  • Неудобно переносить карты и сносить дедлайны через мобильное приложение. Частенько все слетает и приходится возвращать все на место. Аналогичная история с архивацией карточек. Это кто-то может сделать случайно (вернемся к первому пункту), а времени на восстановление придется потратить достаточно.
  • Также в программе не удобно создавать уровни доступа сотрудников к задачам. Все участники одной команды обычно видят доски, что иногда попросту не нужно.
Тик-так: 15 самых эффективных техник тайм-менеджмента
Читайте также
Тик-так: 15 самых эффективных техник тайм-менеджмента
26 апреля 2021
0
18
Понравилась статья?
😍
2
😂
😄
3
😐
🤔
😩
РАСCКАЗАТЬ ДРУЗЬЯМ:
Комментариев нет