Укр
Рус
Українська мова
Русский язык
Менеджмент

Тик-так: 15 самых эффективных техник тайм-менеджмента

Хочется успеть все и даже больше? Нужно правильно организовать время, а вы не представляете как это сделать, когда столько задач? Мы собрали подборку советов и 15 лучших техник тайм-менеджмента. Поехали разбираться, что к чему!
26 апреля 2021
0
18 мин
logo

Хочешь зарабатывать больше? Пройди курс Комплексный интернет-маркетинг от команды tripmydream и освой профессию за 3 месяца!

С проблемой нехватки времени сталкиваются практически все люди, которые планируют свой рабочий день. Именно для этого были разработаны техники тайм-менеджмента, которые помогают правильно и рационально управлять своим временем.

Начнем с общих маленьких советов, как рационально ежедневно распределять задачи и управлять своим временем.

10 советов успешного тайм-менеджмента:

  1. Уделяйте ежедневно около часа в день на задачу, которая приближает вас к глобальной цели.
  2. Один месяц = одна маленькая цель. Глобальную свою цель необходимо разбить на маленькие задачи, которые можно выполнить в течение месяца. Так по тихоньку-по легоньку вы приблизитесь к своей основной цели.
  3. Те задачи, которые занимают меньше двух минут, необходимо сделать первично, чтобы потом посвятить себя более сложным задачам.
  4. Метод «10 минут». Пообещайте себе заниматься какой-то задачей лишь десять минут. Вероятнее всего, вы втянетесь в процесс и доделаете все до конца. Удивительно, но наш мозг работает именно так.
  5. «Правило лягушки». Рекомендуется начинать работу с, как минимум, одного дела, которым не хочется заниматься, но важно сделать. Это называется «съесть лягушку». Как результат — облегчение, что одно из таких дел выполнено.
  6. Не забывайте чередовать виды деятельности и типы занятий — это повышает производительность и помогает не уставать от монотонной работы.
  7. Воспользуйтесь сервисами-помощниками, которые выполнят многие задачи за вас и сделают вашу жизнь легче.
  8. Анализируйте в конце каждого дня, что успели сделать, а что нет и довольны ли вы результатом. Наблюдая целостно картину, вы сможете понять, что следует изменить в лучшую сторону.
  9. Каждая задача должна иметь свой дедлайн — это поможет рационально планировать и развивать самодисциплину.
  10. Наведите порядок в голове и пространстве. Выбросьте весь хлам и информационный мусор, который засоряет вашу голову. Так вы сэкономите время и сделаете свою жизнь проще и свободнее.

«Метод помидора» («Система 25 минут»)

Автор: Франческо Чирилло.

Франческо создал этот метод для подготовки к экзаменам — он засекал время по кухонному таймеру в виде помидора, что и подарило такое название методу. Суть в том, что в течение 25 минут выделяется время на работу, ни на что не отвлекаясь. После чего делается перерыв на 5 минут, и повторяется цикл. После каждого четвертого цикла необходимо делать перерыв в полчаса на полноценный отдых. Этот метод подходит всем, кто выполняет монотонную работу от уборки дома до подготовки к экзамену.

Метод настолько популярен, что для него даже было создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем книгу Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помидору».

«9 дел» («1—3—5»)

Суть в том, что необходимо за сутки выполнить одну большую задачу, три средних и пять небольших. Небольшими задачами могут быть, к примеру, бытовые дела. Такой метод помогает комбинировать цели разной сложности, проводить день продуктивно и не тратить все силы на это. Подойдет для тех, кто переживает не столько за временные промежутки, сколько за выполнение поставленных целей. Иерархия задач помогает правильно определять приоритеты и помнить о самой главной задаче.

«90 на 30»

Автор: Тони Шварц.

Метод прост: 90 минут на работу, 30 — на отдых. После чего цикл повторяется. В первые циклы важно выделять время на сложные дела. Но, если у вас не получается уделять работе аж полтора часа, то воспользуйтесь альтернативным методом — «52 на 17». Отлично подходит тем, кто мыслит временными интервалами и любит планировать.

«Принцип трех дел»

Автор: Крис Бейли.

Альтернативная вариация «9 дел». Акцент идет на самые важные задачи, остальные отходят на второй план. Ежедневное выполнение трех самых важных дел поможет вам правильно расставлять приоритеты. Подходит тем, кто планирует свой день постановкой задач и дел, не разбивая его на временные промежутки.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу автора методики Криса Бейли «Мой продуктивный год».

GTD

Автор: Дэвид Аллен.

GTD — Getting Things Done. Суть системы — помочь довести дело до конца. Пользуются этой методикой не только в тайм-менеджменте, но и в работе с информацией. Но есть один нюанс — GTD требует строгой дисциплины и работы над собой, что уже само по себе не каждому может подойти.

Правила системы:

  1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
  2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
  3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
  4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
  5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

А теперь разберемся, в чем же суть метода:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учеба», «Дом» и так далее.

3. Каждой задаче из Inbox присваивается определенный статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определенный срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-то.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять.

Техника временных блоков

Суть метода, в том, чтобы заранее определять время на каждую задачу, не занимаясь ничем посторонним. Зачастую, мы составляем список дел на день и не успеваем их все выполнить. А происходит это из-за того, что мы не учитываем количество отведенного времени для каждой задачи. Но, кроме того, здесь устанавливаются и четкие границы на выполнение. К примеру:

  • 10:00 — 12:00 – написать отчет;
  • 12:00 — 13:00 – перерыв на обед;
  • 13:00 — 14:00 – презентация проекта;
  • 15:00 — 16:00 – курс онлайн-лекций.

Напоминает распорядок дня? В этой технике обязательно указывать лишь хронометраж планируемых заданий, остальную рутину никто не затрагивает.

Канбан

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». Сейчас методика канбан является чуть ли не самой популярной в тайм-менеджменте. Изначально ее создали для использования в компаниях. С помощью канбана легко контролировать работу команды и рост проектов, если конечно же, учесть все детали и нюансы. Вместе с тем, техника подойдет и для личного планирования, особенно если ее сочетать с другими подходами.

Огромный плюс канбана — наглядность процесса. Очень часто в компаниях пользуются маркерной доской и стикерами, чтобы было удобнее. Итак, вы чертите таблицу в виде трех столбцов с названиями «Надо сделать», «Делается», «Сделано». Каждую задачу запишите в один из столбцов и в течение дня вычеркивайте из одного столбца и перемещайте в другой, в зависимости от его статуса.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу Дэвида Андерсена «Канбан».

Методология Kanban: возможности и принципы работы
Читайте также
Методология Kanban: возможности и принципы работы
16 июня 2021
0
5

ZTD

Автор: Лео Бабаута.

Основан этот способ на основе GTD, но сам по себе он проще. ZTD расшифровывается как Zen to Done. Строится он на 10 простых пунктах-привычках:

  1. Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
  2. Не откладывайте входящие записи, обрабатывайте сразу.
  3. Распределите заметки по темам (как и в GTD).
  4. Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
  5. Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
  6. Создавайте короткие и понятные списки дел.
  7. Войдите в режим и соблюдайте его каждый день.
  8. Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
  9. Упрощайте. Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
  10. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению сайт автора методики.

Zero Inbox

Автор: Мерлин Манн.

«Входящие» всегда должны оставаться пустыми. И речь идет не только о почте, но и об информации и неразобранных задачах. Да-да, именно это существенно облегчит вашу жизнь. Ежедневно разбирайте все поставленные задачи и «Входящие» — решите, что с ними делать: решить, отложить, передать кому-то или удалить.

Не останавливайтесь, пока папка не станет пустой. Техника больше всего подходит тем, кто постоянно сидит в почте/документации или ощущает, что у него каждый день скапливается довольно много информации и задач, с которыми неясно что делать. В свою очередь, Мерлин Манн использовал этот метод для работы с почтой.

«Автофокус»

Автор: Марк Форстер.

Хотим заметить, что эта техника подойдет больше творческим людям, которые не могут следовать строгому планированию, а руководствуются больше интуитивным подходом. Не подходит, когда четко выставлены дедлайны и много обязательств.

Суть: выписать все дела, которые необходимо сделать (это могут быть цели, которые не ограничены хронометражем) и читать не спеша список, пока интуитивно вы не остановитесь на одном из них. Если остановились — немедленно начинайте выполнять. Если цель начинает надоедать — перенесите ее вниз списка и приступайте к следующей.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу автора методики — «Сделай это завтра».

Fresh of Fried

Этот метод подходит тем, кто любит откладывать важные дела на потом и по итогу так и не успевает их выполнить. В чем суть? Вечером каждого дня необходимо составлять список дел на завтра. Самые важные дела необходимо выполнять с утра, пока мозг свеж. Несложные или приятные задачи закройте во второй половине дня. Все это логично-просто, потому что к вечеру мозг начинает «жариться».

Матрица Эйзенхауэра

Автор: Дуайт Эйзенхауэр.

Этот метод для тех, кто не умеет расставлять правильно приоритеты в своих задачах. То есть матрица помогает распределить все цели по степени важности, но вот рабочий процесс она не поможет организовать. Итак, запишите все ваши дела и разделите их на четыре блока по важности и срочности, а именно:

  • срочно и важно;
  • срочно, но не важно;
  • не срочно, но важно;
  • не срочно и не важно.
Расставляем приоритеты, или что такое матрица Эйзенхауэра
Читайте также
Расставляем приоритеты, или что такое матрица Эйзенхауэра
01 июня 2021
0
5

«Хронометраж»

Автор: Глеб Архангельский.

Для тех, кто под вечер осознает, что ничего не успел и не понимает, на что же ушло все время. В методике присутствует 2 этапа подготовки:

  1. Главное задание этого этапа — узнать, на что тратится же ваше время. Чтобы это сделать — необходимо раз в 1-2 часа записывать все свои занятия и сколько времени вы на это тратите. Этап длится несколько недель а может и пару месяцев. Как результат — вы должны понять, на что же уходит все ваше время.

    Автор рекомендует записывать свои занятия в тетрадь и блокнот, чтобы не привязываться к компьютеру. Дела, которые занимают менее 2-3 минут не записывайте. Также не делайте никаких резких изменений — старания будут напрасны, а силы и время вы потратите. Главная задача этапа — смотреть на себя со стороны.
  2. Во время этого этапа в дневнике/блокноте необходимо отмечать насколько эффективно вы потратили время. К примеру:
    - эффективно;
    - с пользой, но не оптимально;
    - бесполезно и т.д.

Что делать дальше? Наблюдая целостно за оценкой своего дня и времени, можно уже начинать предпринимать действия, а именно: увеличивать промежутки на эффективную деятельность и сократить бесполезное времяпрепровождение. Этот метод учит без записей оценивать и анализировать свое время и времяпрепровождение, а также корректировать его.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу автора методики — «Хронометраж: система персонального управленческого учета», а также посетить его сайт.

Система 4D

Автор: Эдвард Рэй.

Подойдет для краткосрочного планирования без установки временных промежутков. 4D для тех, кто не знает, как начать выполнять свои задачи. Подход заключается в том, что к каждой задаче применяется одно из четырех указанных действий:

  • DO — сделать, а то есть именно то, что нужно и важно сделать в первую очередь.
  • DELEGATE — делегировать, по-русски — скинуть на кого-то (коллега, помощник).
  • DELETE — удалить.
  • DELAY — отложить, но указать срок, когда приступать к возобновлению.

Система Тима Ферриса

Автор: Тимоти Феррис.

Система включает в себя 2 правила:

  1. Принцип Парето. 80% дел можно сделать за 20% времени.
  2. Закон Паркинсона. Работа заполняет все отведенное на нее время.

То есть работе не нужно уделять больше времени, а просто максимально на ней концентрироваться. Рабочий процесс может занимать всего лишь 20% вашего времени, просто внимание и концентрация в этот момент должны быть максимальными. Остальное время можно распределить на отдых и рутину. Отлично подойдет людям творческих профессий, фрилансерам и просто работникам, у которых более гибкий график.

Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу автора методики — «Как работать 4 часа в неделю».

Подводим итоги:

Эффективных методик тайм-менеджмента, как мы уже разобрались, немало. Остается лишь выбрать ту, которая лучше подходит лично вам, или скомбинировать разные советы и техники. Но стоит помнить, что всегда нужно определять приоритеты и важность того или иного дела. И тогда, все пойдет как по маслу, мы вас уверяем. Удачи и побольше свободного времени, чтобы насладиться солнышком и утренним кофейком!

Что такое Trello и как он помогает в организации рабочего процесса
Читайте также
Что такое Trello и как он помогает в организации рабочего процесса
22 июля 2021
0
8
Понравилась статья?
😍
10
😂
😄
😐
🤔
😩
РАСCКАЗАТЬ ДРУЗЬЯМ:
Комментариев нет